Persondata

Retningslinjer for håndtering af Personoplysninger i Grundejerforeningen Vesterengen, Kolt

Grundejerforeningen Vesterengen, Kolts dataansvar

Grundejerforeningen, behandler medlemsrelateret personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller, hvilke oplysninger, vi behandler, samt hvordan vi behandler personoplysningerne. Dette for at sikre en gennemsigtig behandling.

Gennemgående for foreningens databehandling er, at foreningen kun behandler almindelige personoplysninger til bestemte foreningsrelaterede formål og ud fra legitime interesser. Foreningen behandler med andre ord kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af foreningens angivne formål.

Personoplysninger om forhenværende grundejere slettes efter 5 år, jf. Bogføringsloven.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Grundejerforeningen Vesterengen, Kolt er dataansvarlig, og foreningen sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen. Til dette formål har foreningen udpeget en dataansvarlig, der kan kontaktes, såfremt du f.eks. har spørgsmål.

Kontaktoplysninger på foreningens dataansvarlige:

Foreningens CVR-nr: 77 77 95 15
Kontaktperson: Søren Rose Lybek
Adresse: Kolt Kirkevej 21, 8361 Hasselager
Telefonnr.: 40508150
Mail: kasserer@vesterengenkolt.dk

Behandling af personoplysninger

Foreningen behandler følgende personoplysninger: Kontaktoplysninger som navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer og e-mailadresse samt bankoplysninger.

Data som medlemmers navne, adresser og andre kontaktdata kan fremgå af referater fra generalforsamling, bestyrelsesmøder samt i medlemsbreve fra grundejerforeningen. Medlemmers og lejeres telefonnumre og e-mailadresser offentliggøres ikke systematisk for offentligheden af hensyn til at beskytte medlemmer og lejere mod uønskede henvendelser.

Persondata af følsom eller rent privat karakter, som måtte komme til bestyrelsens kendskab, omtales ikke i de referater, bestyrelsen offentliggør for medlemmer og andre, og bringes ikke på anden måde til offentlighedens kendskab.

Her indsamler foreningen oplysninger fra

Normalt får foreningen oplysningerne fra dig eller fra ejendomsformidlere på dine vegne. Derudover anvender foreningen tinglysning.dk eks. i forbindelse med ændring af ejerforhold.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Foreningen behandler kun dine personoplysninger, når foreningen har en lovlig grund særligt i forbindelse med:

  • Kontingentopkrævning
  • Indkaldelse til generalforsamling
  • Udsendelse af generalforsamlingsreferat
  • Behandling, der måtte følge af lovkrav
  • Behandling, der måtte kræve nærmere samtykke fra dig i den pågældende situation

Videregivelse af dine personoplysninger

Foreningen videregiver ikke personoplysninger til 3. part med mindre det er følge et lovkrav.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Af praktiske og administrative hensyn, herunder bestemmelser i Regnskabslovgivningen, opbevarer foreningen dine almindelige medlemsoplysninger i op til 5 år efter kalenderåret for ophør af medlemskab.

 Aktuelle personoplysninger opbevares ved en anerkendt databehandler, pt. Google Drev.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter Persondataforordningen, når foreningen behandler personoplysninger om dig:

  • Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
  • Retten til indsigt i egne personoplysninger
  • Retten til berigtigelse
  • Retten til sletning
  • Retten til begrænsning af behandling
  • Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
  • Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod foreningens behandling, ved at henvende dig til foreningens dataansvarlige. Den dataansvarliges kontaktoplysninger finder du her i dokumentet. 

Ved anmodninger om at få rettet eller slettet personoplysninger, undersøger foreningen, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald de nødvendige ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Det er muligt at indgive en klage til Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Foreningen forbeholder sig retten til at foretage ændringer i nærværende privatlivspolitik.

Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på foreningens hjemmeside. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom. 

Revisionshistorik

Retningslinjerne er udarbejdet af Grundejerforeningen Vesterengen, Kolt. Senest revideret den 4. maj 2019